Das Urlaubsjahr 2022 neigt sich dem Ende. Damit tauchen auch einige Fragen zur praktischen Abwicklung auf, die bei den nächsten Lohnläufen zu beachten sind:

Was ist der Unterschied zwischen Urlaubsjahr und Urlaubsabwicklungsjahr (ferieafviklingsår)?

 Das dänische Urlaubsjahr läuft vom 1. September bis zum 31. August des Folgejahres. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 25 Tage pro Jahr. Das heißt, jeder Mitarbeiter spart pro Monat 2,08 Urlaubstage an.

Die angesparten Urlaubstage können im Zeitraum vom 1. September bis 31. Dezember des Folgejahres abgewickelt werden. Dies bezeichnet man als Urlaubsabwicklungsjahr. Das Urlaubsabwicklungsjahr ist also 4 Monate länger als das Urlaubsjahr, in dem der Urlaub angespart wird.

Wann kann Urlaub genommen werden?

 Man unterscheidet zwischen Haupturlaub und Resturlaub. Der Haupturlaub beträgt drei Wochen und kann im Zeitraum 1. Mai bis 30. September genommen werden. Er muss mindestens drei Monate im Voraus angekündigt werden. Ein Arbeitgeber kann dem Mitarbeiter die Abwicklung des Haupturlaubs also nur mit einer vorherigen Frist von drei Monaten auferlegen.

Als Resturlaub wird der Urlaub bezeichnet, der nicht Haupturlaub ist, also die zwei Wochen über den Haupturlaub hinaus. Resturlaub muss mindestens einen Monat im Voraus angekündigt werden bzw. kann mit einer Frist von einem Monat zur Abwicklung auferlegt werden. Sind Arbeitgeber und Mitarbeiter sich einig, kann der Urlaub natürlich auch kurzfristiger gewährt werden.

Wieviel Urlaub kann übertragen werden?

 20 Urlaubstage müssen im Urlaubsabwicklungsjahr abgewickelt werden und können nicht in das nächste Urlaubsabwicklungsjahr übertragen oder ausgezahlt werden. Wer 25 Tage Jahresurlaub hat, kann also maximal fünf Tage in das Folgejahr übertragen.

Werden die 20 Tage nicht abgewickelt, müssen diese in den Urlaubsfonds des Arbeitsmarktes (Arbejdsmarkedets Feriefond) oder einen anderen privaten Urlaubsfond eingezahlt werden und der Mitarbeiter verliert diesen Anspruch.

Konnte ein Mitarbeiter im Vorjahr aufgrund eines Urlaubshindernisses seinen Urlaub nicht in Anspruch nehmen, so dass dieser in das aktuelle Urlaubsabwicklungsjahr übertragen wurde, so muss auch dieser – wegen Urlaubshindernis übertragene – Urlaub im aktuellen Urlaubsabwicklungsjahr verbraucht werden.

Wie wird Urlaub übertragen?

 Urlaub, der über die 20 Urlaubstage hinausgeht (die sogenannte 5. Urlaubswoche), kann durch Vereinbarung in das folgende Urlaubsabwicklungsjahr übertragen werden, aktuell also auf den Zeitraum 1. September 2022 bis 31. Dezember 2023.

Der Mitarbeiter hat keinen gesetzlichen Anspruch auf die Übertragung von Urlaub. Die Übertragung von Urlaub erfordert immer eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter. Diese Vereinbarung muss spätestens am 31. Dezember geschlossen werden.

Wir empfehlen eine kurze schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter, so dass die Lohnbuchhaltung auf dieser Grundlage die Änderungen registrieren kann. Eine Bestätigung per Email genügt bereits.

Kann übertragener Urlaub weiter übertragen werden?

 Nur Urlaub, der über 20 Tage hinausgeht, kann übertragen werden. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter im ersten Jahr fünf Tage übertragen kann und somit im Folgejahr 30 Tage Urlaub hat. Kann der Mitarbeiter auch im zweiten Jahr nur 20 Tage Urlaub abwickeln, kann er wiederum (jedoch maximal) fünf Tage in das Folgejahr übertragen.

Auf diese Weise kann der Mitarbeiter somit übertragenen Urlaub akkumulieren. Das Urlaubsgesetz enthält keine Beschränkungen, wie lange der Mitarbeiter Urlaub übertragen kann. Im Arbeitsvertrag oder der unternehmensinternen Urlaubsrichtlinie können solche Beschränkungen jedoch festgelegt werden.

Im zweiten Urlaubsabwicklungsjahr muss der Urlaub jedoch genommen werden – sowohl der im aktuellen Jahr angesparte wie auch der übertragene.

Wann kann die 5. Urlaubswoche ausbezahlt werden?

 Konnte der Mitarbeiter nur 20 Tage Urlaub nehmen und wurde keine Vereinbarung zur Übertragung von Urlaub geschlossen, hat der Mitarbeiter einen Anspruch auf Auszahlung der 5. Urlaubswoche.

Arbeitgeber müssen Urlaub, der über 20 Tage hinausgeht und weder genommen noch auf das Folgejahr übertragen wurde, spätestens am 31. März 2023 an den Mitarbeiter auszahlen. Der Mitarbeiter muss also nicht darum bitten, dass die 5. Urlaubswoche ausgezahlt wird.

Eine Auszahlung an den Mitarbeiter kann auch im Zeitraum 1. September bis 31. Dezember 2022 erfolgen, sofern Arbeitgeber und Mitarbeiter darüber einig sind.

Übertragung von Urlaub bei Verhinderung im Urlaubsabwicklungsjahr – was ist möglich?

Für Arbeitnehmer, die z.B. durch Mutterschaftsurlaub oder Krankheit am Urlaubsantritt gehindert sind, können bis zu 20 Urlaubstage in das folgende Urlaubsabwicklungsjahr übertragen werden. Befindet sich der Arbeitnehmer im folgenden Urlaubsabwicklungsjahr z.B. noch im Mutterschaftsurlaub oder im Krankenstand, können die übertragenen Urlaubstage an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden.

Kann der Arbeitgeber die Abwicklung des Resturlaubs bis zum 31. Dezember 2022 anordnen?

 Möchte der Arbeitgeber, dass der Resturlaub in Anspruch genommen und nicht übertragen oder ausgezahlt wird, kann der Arbeitgeber den Urlaub mit einer Frist von einem Monat zur Abwicklung anordnen. Urlaub, der im Dezember 2022 abgewickelt werden soll, muss also spätestens im zum 31. Oktober 2022 angeordnet werden.

Wir empfehlen allen Arbeitgebern, im Oktober 2022 die Urlaubssalden zu überprüfen und im Laufe des Oktobers zu entscheiden, wie mit eventuellen Urlaubssalden umgegangen werden soll. Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern empfiehlt es sich, solche Fragen im Personalhandbuch oder einer Urlaubsrichtline zu regeln.

Haben Sie Fragen zum Thema Urlaub oder möchten Sie ein Formular erhalten, mit dem Sie mit Ihrem(n) Arbeitnehmer(n) vereinbaren können, dass Resturlaube in das folgende Urlaubsabwicklungsjahr übertragen werden, dann kontaktieren Sie uns!

Ihr Arbeitsrechtsteam

Zuletzt geändert am 24.10.2022