Im Folgenden beleuchten wir die wichtigsten Fragen in diesem Zusammenhang:<\/p>\n
\u2013\u00a0\u00a0 Wie sollen Arbeitnehmer ihre Zeit erfassen?<\/p>\n
\u2013\u00a0\u00a0 Gibt es Arbeitnehmer, die von der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten ausgenommen sind?<\/p>\n
\u2013\u00a0\u00a0 Welche Auswirkungen hat die Arbeitszeiterfassung nach der DSGVO?<\/p>\n
Ziel der Regelung ist es, die Einhaltung der Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes in Bezug auf die maximale w\u00f6chentlichen Arbeitszeit (max. 48 Stunden pro Woche \u00fcber einen Zeitraum von vier Monaten), die Pausenregelungen sowie die t\u00e4glichen und w\u00f6chentlichen Ruhezeiten zu gew\u00e4hrleisten. Diese Regeln aus dem Arbeitszeitgesetz gelten f\u00fcr alle Arbeitnehmer.<\/p>\n
Die neuen Regeln basieren auf dem Urteil des Europ\u00e4ischen Gerichtshofs im Deutsche-Bank-Verfahren (Urteil vom 14. Mai 2019, Fall C-55\/18)<\/a>, das alle EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, die nationalen Arbeitgeber zu verpflichten, ein System zur Arbeitszeiterfassung zur Verf\u00fcgung zu stellen.<\/p>\n Wie soll die Arbeitszeit erfasst werden?<\/strong><\/p>\n Es gibt keine formellen Anforderungen, wie die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll, au\u00dfer dass diese „objektiv, zuverl\u00e4ssig und zug\u00e4nglich“ sein muss. Wie dies erfolgt ist grunds\u00e4tzlich den Unternehmen \u00fcberlassen, es gibt also Methodenfreiheit.<\/p>\n Das Unternehmen kann ein elektronisches System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen oder der Arbeitnehmer kann eine manuelle Erfassung vornehmen, z.B. in einer Excel-Aufstellung. D\u00e4nische Payroll-Systeme wie Danl\u00f8n oder Datal\u00f8n sind momentan dabei, App-L\u00f6sungen zu lancieren, die eine Zeiterfassung erm\u00f6glichen und in das Lohnsystem integriert sind.<\/p>\n Welche Zeit muss erfasst werden?<\/strong><\/p>\n Der Arbeitnehmer muss die gesamte t\u00e4gliche Arbeitszeit erfassen, jedoch nicht, zu welcher Tageszeit die Stunden exakt geleistet wurden. Hat der Arbeitnehmer einen flexiblen Arbeitstag, bei dem er z.B. zwischen 8 und 15 Uhr 6 Stunden arbeitet und dann nach 20 Uhr weiterarbeitet, m\u00fcssen nur die gesamten gearbeiteten Stunden notiert werden.<\/p>\n Die \u00fcbliche Arbeitszeit kann auch vorab ausgef\u00fcllt sein. Ist der Arbeitnehmer zum Beispiel 37 Stunden pro Woche besch\u00e4ftigt, kann die Arbeitszeit vorab auf 7,4 Stunden pro Tag festgelegt werden. Weicht die tats\u00e4chliche Arbeitszeit ab, muss der Arbeitnehmer nur registrieren, dass und in welchem Umfang die tats\u00e4chliche Arbeitszeit die Standardzeit \u00fcber- oder unterschreitet.<\/p>\n Was ist mit Reisezeit?<\/strong><\/p>\n Die t\u00e4gliche Reisezeit zu einem festen Arbeitsplatz muss nicht als Arbeitszeit ber\u00fccksichtigt werden. Reisen zu einem anderen Arbeitsplatz, bei denen der Arbeitnehmer eine l\u00e4ngere Anreisezeit hat als \u00fcblich, werden in der Regel als Arbeitszeit angesehen. Wenn der Arbeitnehmer z.B. im Laufe des Arbeitstages zwischen Terminen pendeln muss, wird die Reisezeit als Arbeitszeit betrachtet, wenn:<\/p>\n <\/p>\n \u2013\u00a0\u00a0 die betreffende Reise eine notwendige Voraussetzung daf\u00fcr ist, dass der Arbeitnehmer Leistungen f\u00fcr die Kunden erbringen kann<\/p>\n \u2013\u00a0\u00a0 der betreffende Arbeitnehmer zur Verf\u00fcgung stehen und daher den Anweisungen des Arbeitgebers folgen und seine Zeit nicht frei f\u00fcr eigene Interessen nutzen kann<\/p>\n \u2013\u00a0\u00a0 die Reisezeit ein untrennbarer Teil der Arbeit des Mitarbeiters ist.<\/p>\n Was ist mit Pausen?<\/strong><\/p>\n Wenn der Arbeitnehmerselbst f\u00fcr die Pause bezahlt und somit selbst entscheiden kann, wie diese genutzt wird – zum Beispiel zum Essen oder Spazierengehen – hat sie keinen Arbeitszeitcharakter (sondern ist Ruhezeit) und muss daher nicht erfasst werden.<\/p>\n Wie lange m\u00fcssen die erfassten Informationen aufbewahrt werden?<\/strong><\/p>\n Arbeitgeber m\u00fcssen sicherstellen, dass die erfassten Informationen 5 Jahre nach Ablauf des Zeitraums, der die Grundlage f\u00fcr die Berechnung der durchschnittlichen w\u00f6chentlichen Arbeitszeit des Mitarbeiters bildet, aufbewahrt werden.<\/p>\n Dar\u00fcber hinaus muss sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer Zugang zu seinen eigenen Informationen im Arbeitszeiterfassungssystem hat.<\/p>\n T\u00e4gliche Ruhezeit und w\u00f6chentlicher Ruhetag<\/strong><\/p>\n Die Arbeitszeit des Mitarbeiters muss so gestaltet werden, dass der Arbeitnehmer grunds\u00e4tzlich 11 Stunden ununterbrochene t\u00e4gliche Ruhe sowie einen w\u00f6chentlichen Ruhetag erh\u00e4lt. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer mindestens 35 (24 + 11) Stunden ununterbrochene w\u00f6chentliche Ruhezeit haben muss.<\/p>\n In einigen Branchen gibt es jedoch spezielle Aktivit\u00e4ten, die eine Verringerung der Ruhezeit oder eine Verschiebung der Ruhezeit erm\u00f6glichen.<\/p>\n 2. Wer ist von den Regeln nicht betroffen?<\/strong><\/p>\n Ausgenommen sind die sogenannten „Selbstplaner“<\/strong>. Sie sind von der Anforderung zur Erfassung der t\u00e4glichen Arbeitszeit, der maximalen w\u00f6chentlichen Arbeitszeit von 48 Stunden, den Pausenregelungen sowie den Nachtschichtregelungen ausgenommen.<\/p>\n Ein Arbeitnehmer gilt als Selbstplaner,<\/p>\n \u2013\u00a0\u00a0 wenn der Arbeitnehmer selbst bestimmen kann, wann und wie die Arbeit ausgef\u00fchrt wird, oder<\/p>\n \u2013\u00a0\u00a0 wenn die L\u00e4nge der Arbeitszeit aufgrund besonderer Merkmale der ausgef\u00fchrten Arbeit nicht im Voraus gemessen oder festgelegt werden kann und<\/p>\n \u2013\u00a0\u00a0 wenn es sich um Personal mit F\u00fchrungsaufgaben oder anderes Personal handelt, das umfangreiche Befugnisse zur eigenst\u00e4ndigen Entscheidungsfindung hat.<\/p>\n Eine abschlie\u00dfende Liste, wer als Selbstplaner gilt, gibt es leider nicht. Vielmehr muss eine individuelle Beurteilung jedes Anstellungsverh\u00e4ltnisses vorgenommen werden, um herauszufinden, ob ein Mitarbeiter als Selbstplaner gilt. \u00dcbergeordnet kann man sagen, dass die Regelung einschr\u00e4nkend ausgelegt wird und es relativ viel erfordert, um als Selbstplaner zu gelten. Wahrscheinlich werden daher nur wenige Personen in einem Unternehmen von den Regeln ausgenommen sein. Besch\u00e4ftigen Sie d\u00e4nische Vertriebsmitarbeiter, die sehr viel Reisezeit haben, k\u00f6nnen diese m\u00f6glicherweise auch als Selbstplaner gelten. Hier empfehlen wir eine Pr\u00fcfung des konkreten Arbeitsverh\u00e4ltnisses.<\/p>\n Es kann auch Ausnahmen durch Tarifvertr\u00e4ge in spezifischen Bereichen geben.<\/p>\n Gilt der Arbeitnehmer als Selbstplaner und ist er daher von der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten befreit, muss im Arbeitsvertrag (oder in einer Anlage) festgehalten werden, dass der Arbeitnehmer nicht unter die Vorschriften \u00fcber die t\u00e4gliche und w\u00f6chentliche Ruhezeit sowie die w\u00f6chentliche H\u00f6chstarbeitszeit f\u00e4llt.<\/p>\n 3. Zeiterfassungs-Richtlinie und DSGVO <\/strong><\/p>\n Wir empfehlen, eine betriebsinterne Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung zu erstellen, die klar und deutlich regelt, was als Arbeitszeit gilt und was nicht, was erfasst werden muss, wie oft (z.B. t\u00e4glich oder w\u00f6chentlich) und auf welche Weise. Kann eine Nichteinhaltung dieser Richtlinie arbeitsrechtliche Konsequenzen haben? An wen kann sich der Arbeitnehmer wenden, wenn eine Kopie der Erfassung gew\u00fcnscht wird?<\/p>\n Hat Ihr Unternehmen in D\u00e4nemark bislang keine Arbeitszeiterfassung und wird dies neu eingef\u00fchrt, muss das Verzeichnis der Verarbeitungsaktivit\u00e4ten nach der DSGVO zu aktualisiert werden.<\/p>\n Sanktionen bei Nichteinhaltung<\/strong><\/p>\n Kommt ein Unternehmen der Einf\u00fchrung eines Zeiterfassungssystems nicht nach, hat dies \u2013 anders als in anderen europ\u00e4ischen L\u00e4ndern – \u00a0keine monet\u00e4ren Konsequenzen, d.h. es wird kein Bu\u00dfgeld o.\u00e4. ausgel\u00f6st. Die Nichteinf\u00fchrung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung kann jedoch prozessuale Schadenswirkung f\u00fcr den Arbeitgeber haben, z.B. wenn der Mitarbeiter geltend macht, dass die Regeln zur w\u00f6chentlichen H\u00f6chstarbeitszeit \u00fcberschritten wurden.<\/p>\n Unsere Empfehlungen <\/strong><\/p>\n Wir empfehlen, eine Klausel bez\u00fcglich der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in alle Arbeitsvertr\u00e4ge aufzunehmen. Diese sollte n\u00e4here Details dazu enthalten, was wann und wie erfasst werden muss und ob die Nichteinhaltung gegebenenfalls arbeitsrechtliche Konsequenzen haben kann. Bestehende Arbeitsvertr\u00e4gen k\u00f6nnen durch eine Anlage erg\u00e4nzt werden. Vertragsvorlagen sollten entsprechend aktualisiert werden.<\/p>\n Pr\u00fcfen Sie auch, ob einige Ihrer Arbeitnehmer als \u201eSelbstplaner\u201c gelten. Falls ja, muss dies deutlich im Arbeitsvertrag oder in einer Anlage angegeben werden. Ist dies nicht im Vertrag angegeben, unterliegt der Arbeitnehmer wie alle anderen Arbeitnehmer den Regeln zur Arbeitszeiterfassung.<\/p>\n Wir unterst\u00fctzen Sie gerne bei der Anpassung Ihrer Vertr\u00e4ge, Ausarbeitung von Anlagen oder arbeiten eine Zeiterfassungs-Richtlinie f\u00fcr Sie aus.<\/p>\n Sprechen Sie uns an!<\/p>\n Ihr Arbeitsrechtsteam<\/strong><\/p>\n +45 23 84 06 28 <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n<\/div>\n <\/p>\n Jana Behlendorf +45 23 24 60 22 <\/p>\n <\/p>\n<\/div>\n <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/p>\n <\/p>\n
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\nKarina Helena Svensson
\nRechtsanw\u00e4ltin<\/p>\n
\nkarina.svensson@lead-roedl.dk<\/a><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n![\"\"](\"https:\/\/lead-roedl.dk\/\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Jana-Behlendorf-254x350.jpg\")
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\nRechtsanw\u00e4ltin<\/p>\n
\njana.behlendorf@lead-roedl.dk<\/a><\/p>\n<\/div>\n
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