Das Ende des dänischen Urlaubsjahres kündigt nicht nur den Wechsel der Jahreszeiten an, sondern birgt auch verschiedene praktische Herausforderungen für Lohnbuchhaltungen hinsichtlich der Handhabung der verbliebenen Urlaubstage.

In diesem Beitrag sammeln und beantworten wir die häufigsten Anfragen im Zusammenhang mit dem Ende des dänischen Urlaubsjahres, um Ihnen das nötige Wissen zu vermitteln, damit Sie sich in dieser komplexen Materie zurechtfinden.

1. Was ist der Unterschied zwischen dem Urlaubsjahr und dem Urlaubsabwicklungsjahr?

Das dänische Urlaubsjahr dauert vom 1. September bis zum 31. August des Folgejahres.

Alle Arbeitnehmer erhalten 25 Urlaubstage pro Urlaubsjahr, d. h. sie sparen 2,08 Urlaubstage pro Monat an.

Der in einem Urlaubsjahr erworbene Urlaub kann in der Zeit vom 1. September bis zum 31. Dezember des Folgejahres (ferieafviklingsår) genommen werden. Das Urlaubsabwicklungsjahr ist also das Urlaubsjahr plus die folgenden vier Monate.

2. Wie viele Urlaubstage müssen gewährt werden?

Grundsätzlich müssen 20 der angesparten Urlaubstage innerhalb des Urlaubsabwicklungsjahres gewährt werden, ohne dass diese Tage in das nächste Urlaubsabwicklungsjahr übertragen oder ausgezahlt werden können. Jeder Arbeitnehmer, der 25 Tage Jahresurlaub angesammelt hat, kann daher, im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber, höchstens fünf Arbeitstage in das folgende Urlaubsabwicklungsjahr übertragen. Wenn keine entsprechende Vereinbarung über eine Übertragung der Urlaubstage getroffen wird, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung, d.h. eine Ausgleichszahlung in Geld, für diese fünf Tage.

Wenn die anderen 20 Urlaubstage nicht gewährt werden, muss hierfür eine Zahlung in den Arbeitsmarkt-Urlaubsfonds (Arbejdsmarkedets Feriefond) oder einen anderen privaten Urlaubsfonds geleistet werden. In der Folge verliert der Arbeitnehmer seinen Urlaubsanspruch.

Wenn allerdings der Arbeitnehmer wegen eines sog. Urlaubshindernisses, wie etwa Krankheit oder Mutterschaftsurlaub, gehindert ist, seinen Urlaub innerhalb des Urlaubsabwicklungsjahres zu nehmen, können bis zu 20 Urlaubstage in das folgende Urlaubsabwicklungsjahr übertragen werden. Sollte der Arbeitnehmer im nächsten Urlaubsabwicklungsjahr weiterhin krank sein oder das sonstige Urlaubshindernis fortbestehen, können die übertragenen Urlaubstage gegenüber dem Arbeitnehmer in Geld abgegolten werden.

3. Wie wird Urlaub übertragen?

Urlaub, der die 20 Urlaubstage übersteigt (die sogenannte fünfte Urlaubswoche) kann durch eine entsprechende Vereinbarung in das nächste Urlaubsabwicklungsjahr übertragen werden, derzeit also in den Zeitraum vom 1. September 2023 bis 31. Dezember 2023.

Der Arbeitnehmer hat kein gesetzliches Recht auf Übertragung dieser Urlaubstage. Für eine solche Übertragung ist stets eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber erforderlich. Diese Vereinbarung muss spätestens bis zum 31. Dezember getroffen werden.

Wir empfehlen Ihnen, dahingehend eine kurze schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu treffen, damit die Lohnbuchhaltung die Änderungen registrieren kann. Auch eine Bestätigung per E-Mail ist ausreichend.

4. Wann kann die sog. fünfte Urlaubswoche ausbezahlt werden?

Wenn der Arbeitnehmer nur 20 seiner Urlaubstage nehmen konnte und keine Vereinbarung über eine Übertragung des Resturlaubs getroffen wurde, hat er einen Anspruch auf Abgeltung in Geld für die sog. fünfte Urlaubswoche.

Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer die Ausgleichszahlung für diese Resturlaubstage, die die 20 Urlaubstage überschreiten und weder im aktuellen Jahr genommen noch auf das folgende Jahr übertragen wurden, bis spätestens 31. März 2024 gewähren.

Daneben können Zahlungen auch bereits in der Zeit zwischen dem 1. September und dem 31. Dezember 2023 geleistet werden, wenn dies einvernehmlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erfolgt.

5. Kann der Arbeitgeber die Gewährung der Resturlaubstage bis 31. Dezember 2023 anordnen?

Wünscht der Arbeitgeber, dass der Resturlaub im Urlaubsabwicklungsjahr gewährt und nicht übertragen oder ausbezahlt wird, kann er mit einer Frist von einem Monat anordnen, dass der Resturlaub genommen wird. Wenn Resturlaub im Dezember 2023 genommen werden soll, muss dies dem Arbeitnehmer also spätestens zum 31. Oktober 2023 mitgeteilt werden.

Unsere Empfehlung

Wir empfehlen allen Arbeitgebern, im Oktober 2023 die Urlaubskonten Ihrer Arbeitnehmer  zu prüfen und im Laufe des Oktobers zu entscheiden, wie der Resturlaub gehandhabt werden soll. Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern ist es ratsam, entsprechende Themen in einem Personalhandbuch oder in einer Urlaubsrichtlinie zu regeln.

Wenn Sie Fragen zum Urlaubsrecht haben oder ein Formular erhalten möchten, um mit Ihren Arbeitnehmern die Übertragung von Resturlaub in das folgende Urlaubsabwicklungsjahr zu vereinbaren, kontaktieren Sie uns gerne!

Ihr Arbeitsrechtsteam