Sind Sie verpflichtet, ein internes Whistleblower-System einzurichten?
Ab dem 17. Dezember 2023 sind dänische Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem / Whistleblower-System einzurichten.
Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Fragen, die in diesem Zusammenhang zu berücksichtigen sind:
- Wer ist verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten?
Das dänische Whistleblower-Gesetz, das die sog. EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates der Europäischen Union vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden) umsetzt, sieht vor, dass private Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten bis spätestens 17. Dezember 2023 ein internes Hinweisgebersystem einrichten müssen. Das System ermöglicht es den Mitarbeitern, Verstöße auf sichere und vertrauliche Weise zu melden, ohne Repressalien befürchten zu müssen.
Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten fallen seit dem 17. Dezember 2021 unter diese Vorschriften.
- Wie sollen die mindestens 50 Beschäftigten berechnet werden?
Das Erfordernis eines Hinweisgebersystems gilt für jede juristische Person, d. h. für jedes Unternehmen, das im dänischen zentralen Unternehmensregister (CVR) mit einer CVR-Nummer eingetragen ist. Es ist jedoch möglich, ein konzernweites Whistleblower-System einzurichten. Wir können Ihnen in dieser Angelegenheit mit weiterem Rat zur Seite stehen.
Die Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems tritt in Kraft, wenn das Unternehmen in den letzten vier vorangegangenen Quartalen durchschnittlich 50 oder mehr Beschäftigte hatte. Bei der Berechnung der Zahl der Beschäftigten im Unternehmen werden sowohl Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte als auch befristet Beschäftigte und Zeitarbeiter jeweils voll berücksichtigt.
- Wer kann über das Whistleblower-System Meldung machen?
Unternehmen, die verpflichtet sind, ein Whistleblower-System einzurichten, müssen zumindest ein System einrichten, das es ihren Mitarbeitern ermöglicht, eine Meldung zu machen. Sowohl Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte als auch befristet Beschäftigte und Leiharbeitnehmer, die im Unternehmen beschäftigt sind, müssen die Möglichkeit haben, eine Meldung zu machen. Das Unternehmen kann auf freiwilliger Basis beschließen, dass auch bestimmte andere Gruppen, z. B. ehemalige Mitarbeiter oder Stellenbewerber, eine Meldung abgeben können.
- Welche Angelegenheiten können im Rahmen des Whistleblower-Systems gemeldet werden?
Das Whistleblower-System muss es den Mitarbeitern ermöglichen, Verstöße gegen bestimmte Bereiche des EU-Rechts zu melden, z.B. gegen die Vorschriften über Finanzdienstleistungen, die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung usw. Darüber hinaus muss das Hinweisgebersystem es den Beschäftigten ermöglichen, schwere Rechtsverstöße oder andere schwerwiegende Angelegenheiten zu melden, z.B. Verstöße gegen (dänische) Rechtsvorschriften, sexuelle Belästigung oder andere schwere Belästigungen. Ein Vergehen oder eine Angelegenheit wird als schwerwiegend angesehen, wenn die Offenlegung im öffentlichen Interesse liegt.
- Was sind die Voraussetzungen für eine Whistleblower-Regelung?
Unternehmen, die verpflichtet sind, eine Regelung für Hinweisgeber einzurichten, müssen Folgendes festlegen:
- Einrichtung eines Berichtswegs,
- Erarbeitung einer Whistleblower-Policy,
- Ernennung einer so genannten Whistleblower-Einheit, die sich mit den eingehenden Meldungen befasst.
Was die erste Anforderung anbelangt, so muss der Meldeweg die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und anderer in der Meldung erwähnter Personen gewährleisten und den unbefugten Zugriff verhindern. Je nach Entscheidung des Unternehmens kann der Meldeweg so gestaltet werden, dass er anonyme Meldungen und entweder schriftliche oder mündliche Meldungen (oder beides) umfasst. Auf dem dänischen Markt gibt es mehrere digitale Lösungen für Whistleblower, z.B. whistleblowersoftware.com oder integrityline.com.
Was die zweite Anforderung betrifft, so muss das Unternehmen die Verfahren des Hinweisgebersystems dokumentieren und offenlegen. Daher ist es wichtig, dass es eine Whistleblower-Policy gibt, in der die Verfahren für die Einreichung und Bearbeitung einer Meldung beschrieben werden und die über die Angelegenheiten, die im Rahmen des Systems gemeldet werden können, sowie über die Rechte des Whistleblowers usw. informiert.
Schließlich muss das Unternehmen eine Whistleblower-Stelle benennen, bei der es sich um eine Person, eine Abteilung oder eine dritte Partei handeln kann. Die Whistleblower-Stelle muss unparteiisch sein und ist für die Bearbeitung und Weiterverfolgung der über den Meldeweg eingegangenen Meldungen zuständig. Häufig ist die Funktion der Whistleblower-Stelle in der Personalabteilung angesiedelt.
Es besteht die Möglichkeit, diese Aufgaben ganz oder teilweise an einen externen Dritten auszulagern, z. B. an einen Anbieter von Hinweisgebersystemen, bei dem die Meldungen auf vertrauliche Weise eingereicht und bearbeitet werden können.
Wir von LEAD Rödl & Partner können Sie bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems unterstützen, eine Whistleblower-Policy erstellen oder als Annahmestelle fungieren und eingehende Meldungen bewerten.
Kontaktieren Sie uns bitte gerne bei Rückfragen!
Ihr Arbeitsrechtsteam
