Sind Sie startklar? Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ab 1. Juli 2024
Im Folgenden beleuchten wir die wichtigsten Fragen in diesem Zusammenhang:
– Wie sollen Arbeitnehmer ihre Zeit erfassen?
– Gibt es Arbeitnehmer, die von der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten ausgenommen sind?
– Welche Auswirkungen hat die Arbeitszeiterfassung nach der DSGVO?
Ziel der Regelung ist es, die Einhaltung der Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes in Bezug auf die maximale wöchentlichen Arbeitszeit (max. 48 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von vier Monaten), die Pausenregelungen sowie die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten zu gewährleisten. Diese Regeln aus dem Arbeitszeitgesetz gelten für alle Arbeitnehmer.
Die neuen Regeln basieren auf dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Deutsche-Bank-Verfahren (Urteil vom 14. Mai 2019, Fall C-55/18), das alle EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, die nationalen Arbeitgeber zu verpflichten, ein System zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung zu stellen.
Wie soll die Arbeitszeit erfasst werden?
Es gibt keine formellen Anforderungen, wie die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll, außer dass diese „objektiv, zuverlässig und zugänglich“ sein muss. Wie dies erfolgt ist grundsätzlich den Unternehmen überlassen, es gibt also Methodenfreiheit.
Das Unternehmen kann ein elektronisches System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen oder der Arbeitnehmer kann eine manuelle Erfassung vornehmen, z.B. in einer Excel-Aufstellung. Dänische Payroll-Systeme wie Danløn oder Dataløn sind momentan dabei, App-Lösungen zu lancieren, die eine Zeiterfassung ermöglichen und in das Lohnsystem integriert sind.
Welche Zeit muss erfasst werden?
Der Arbeitnehmer muss die gesamte tägliche Arbeitszeit erfassen, jedoch nicht, zu welcher Tageszeit die Stunden exakt geleistet wurden. Hat der Arbeitnehmer einen flexiblen Arbeitstag, bei dem er z.B. zwischen 8 und 15 Uhr 6 Stunden arbeitet und dann nach 20 Uhr weiterarbeitet, müssen nur die gesamten gearbeiteten Stunden notiert werden.
Die übliche Arbeitszeit kann auch vorab ausgefüllt sein. Ist der Arbeitnehmer zum Beispiel 37 Stunden pro Woche beschäftigt, kann die Arbeitszeit vorab auf 7,4 Stunden pro Tag festgelegt werden. Weicht die tatsächliche Arbeitszeit ab, muss der Arbeitnehmer nur registrieren, dass und in welchem Umfang die tatsächliche Arbeitszeit die Standardzeit über- oder unterschreitet.
Was ist mit Reisezeit?
Die tägliche Reisezeit zu einem festen Arbeitsplatz muss nicht als Arbeitszeit berücksichtigt werden. Reisen zu einem anderen Arbeitsplatz, bei denen der Arbeitnehmer eine längere Anreisezeit hat als üblich, werden in der Regel als Arbeitszeit angesehen. Wenn der Arbeitnehmer z.B. im Laufe des Arbeitstages zwischen Terminen pendeln muss, wird die Reisezeit als Arbeitszeit betrachtet, wenn:
– die betreffende Reise eine notwendige Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitnehmer Leistungen für die Kunden erbringen kann
– der betreffende Arbeitnehmer zur Verfügung stehen und daher den Anweisungen des Arbeitgebers folgen und seine Zeit nicht frei für eigene Interessen nutzen kann
– die Reisezeit ein untrennbarer Teil der Arbeit des Mitarbeiters ist.
Was ist mit Pausen?
Wenn der Arbeitnehmerselbst für die Pause bezahlt und somit selbst entscheiden kann, wie diese genutzt wird – zum Beispiel zum Essen oder Spazierengehen – hat sie keinen Arbeitszeitcharakter (sondern ist Ruhezeit) und muss daher nicht erfasst werden.
Wie lange müssen die erfassten Informationen aufbewahrt werden?
Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die erfassten Informationen 5 Jahre nach Ablauf des Zeitraums, der die Grundlage für die Berechnung der durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit des Mitarbeiters bildet, aufbewahrt werden.
Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer Zugang zu seinen eigenen Informationen im Arbeitszeiterfassungssystem hat.
Tägliche Ruhezeit und wöchentlicher Ruhetag
Die Arbeitszeit des Mitarbeiters muss so gestaltet werden, dass der Arbeitnehmer grundsätzlich 11 Stunden ununterbrochene tägliche Ruhe sowie einen wöchentlichen Ruhetag erhält. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer mindestens 35 (24 + 11) Stunden ununterbrochene wöchentliche Ruhezeit haben muss.
In einigen Branchen gibt es jedoch spezielle Aktivitäten, die eine Verringerung der Ruhezeit oder eine Verschiebung der Ruhezeit ermöglichen.
2. Wer ist von den Regeln nicht betroffen?
Ausgenommen sind die sogenannten „Selbstplaner“. Sie sind von der Anforderung zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit, der maximalen wöchentlichen Arbeitszeit von 48 Stunden, den Pausenregelungen sowie den Nachtschichtregelungen ausgenommen.
Ein Arbeitnehmer gilt als Selbstplaner,
– wenn der Arbeitnehmer selbst bestimmen kann, wann und wie die Arbeit ausgeführt wird, oder
– wenn die Länge der Arbeitszeit aufgrund besonderer Merkmale der ausgeführten Arbeit nicht im Voraus gemessen oder festgelegt werden kann und
– wenn es sich um Personal mit Führungsaufgaben oder anderes Personal handelt, das umfangreiche Befugnisse zur eigenständigen Entscheidungsfindung hat.
Eine abschließende Liste, wer als Selbstplaner gilt, gibt es leider nicht. Vielmehr muss eine individuelle Beurteilung jedes Anstellungsverhältnisses vorgenommen werden, um herauszufinden, ob ein Mitarbeiter als Selbstplaner gilt. Übergeordnet kann man sagen, dass die Regelung einschränkend ausgelegt wird und es relativ viel erfordert, um als Selbstplaner zu gelten. Wahrscheinlich werden daher nur wenige Personen in einem Unternehmen von den Regeln ausgenommen sein. Beschäftigen Sie dänische Vertriebsmitarbeiter, die sehr viel Reisezeit haben, können diese möglicherweise auch als Selbstplaner gelten. Hier empfehlen wir eine Prüfung des konkreten Arbeitsverhältnisses.
Es kann auch Ausnahmen durch Tarifverträge in spezifischen Bereichen geben.
Gilt der Arbeitnehmer als Selbstplaner und ist er daher von der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten befreit, muss im Arbeitsvertrag (oder in einer Anlage) festgehalten werden, dass der Arbeitnehmer nicht unter die Vorschriften über die tägliche und wöchentliche Ruhezeit sowie die wöchentliche Höchstarbeitszeit fällt.
3. Zeiterfassungs-Richtlinie und DSGVO
Wir empfehlen, eine betriebsinterne Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung zu erstellen, die klar und deutlich regelt, was als Arbeitszeit gilt und was nicht, was erfasst werden muss, wie oft (z.B. täglich oder wöchentlich) und auf welche Weise. Kann eine Nichteinhaltung dieser Richtlinie arbeitsrechtliche Konsequenzen haben? An wen kann sich der Arbeitnehmer wenden, wenn eine Kopie der Erfassung gewünscht wird?
Hat Ihr Unternehmen in Dänemark bislang keine Arbeitszeiterfassung und wird dies neu eingeführt, muss das Verzeichnis der Verarbeitungsaktivitäten nach der DSGVO zu aktualisiert werden.
Sanktionen bei Nichteinhaltung
Kommt ein Unternehmen der Einführung eines Zeiterfassungssystems nicht nach, hat dies – anders als in anderen europäischen Ländern – keine monetären Konsequenzen, d.h. es wird kein Bußgeld o.ä. ausgelöst. Die Nichteinführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung kann jedoch prozessuale Schadenswirkung für den Arbeitgeber haben, z.B. wenn der Mitarbeiter geltend macht, dass die Regeln zur wöchentlichen Höchstarbeitszeit überschritten wurden.
Unsere Empfehlungen
Wir empfehlen, eine Klausel bezüglich der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in alle Arbeitsverträge aufzunehmen. Diese sollte nähere Details dazu enthalten, was wann und wie erfasst werden muss und ob die Nichteinhaltung gegebenenfalls arbeitsrechtliche Konsequenzen haben kann. Bestehende Arbeitsverträgen können durch eine Anlage ergänzt werden. Vertragsvorlagen sollten entsprechend aktualisiert werden.
Prüfen Sie auch, ob einige Ihrer Arbeitnehmer als „Selbstplaner“ gelten. Falls ja, muss dies deutlich im Arbeitsvertrag oder in einer Anlage angegeben werden. Ist dies nicht im Vertrag angegeben, unterliegt der Arbeitnehmer wie alle anderen Arbeitnehmer den Regeln zur Arbeitszeiterfassung.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Anpassung Ihrer Verträge, Ausarbeitung von Anlagen oder arbeiten eine Zeiterfassungs-Richtlinie für Sie aus.
Sprechen Sie uns an!
Ihr Arbeitsrechtsteam
