Wie jedes Jahr ändern sich zum Jahreswechsel die dänischen Reisekostensätze.

Dies möchten wir zum Anlass nehmen, Sie über die neuen Sätze zu informieren sowie über die Voraussetzungen, die für eine steuerfreie Auszahlung durch den Arbeitgeber vorliegen müssen.

Steuerfreie Pauschalen im Überblick

Reisekostenpauschale (Rejsegodtgørelse / diæter)

Bei Dienstreisen kann der Arbeitgeber eine steuerfreie Reisekostenpauschale auszahlen, die die Kosten für Verpflegung, Unterkunft und Kleinigkeiten deckt. Dies setzt voraus, dass die Reise mindestens 24 Stunden dauert und das Reiseziel so weit vom Wohnort des Mitarbeiters entfernt ist, dass dieser nicht zuhause übernachten kann.

Erhält der Mitarbeiter während der Reise kostenlose Verpflegung, werden Abzüge von der Pauschale vorgenommen:

• Frühstück: 15 Prozent
• Mittagessen: 30 Prozent
• Abendessen: 30 Prozent

Zahlt der Arbeitgeber die Reisekostenpauschale aus, muss er sicherstellen, dass die Voraussetzungen für die steuerfreie Auszahlung vorliegen. Aus einem Buchungsbeleg müssen folgenden Informationen hervorgehen:

• Anlass der Reise
• Reiseziel und eventuelle Zwischenstopps
• Anzahl der Reisetage, insbesondere Uhrzeit von Reisebeginn und Reiseende
• Angewendete Sätze
• Berechnung
• Kontrollvermerk des Arbeitgebers

Liegen die Voraussetzungen für eine steuerfreie Auszahlung nicht vor, ist der Betrag steuerpflichtig. Zahlt der Arbeitgeber einen geringeren Betrag als den steuerfreien Satz aus, kann der Mitarbeiter die Differenz in seiner Lohnsteuer-Jahreserklärung geltend machen.

Unterkunftspauschale (Logigodtgørelse)

Die Unterkunftspauschale deckt nicht dokumentierte Kosten für die Übernachtung auf einer Geschäftsreise, z.B. die Übernachtung im Hotel, Wohnwagen oder in einer privaten Unterkunft.

Die Unterkunftspauschale kann nur ausgezahlt werden, wenn die Übernachtungskosten nicht auf Auslage gegen Beleg erstattet werden und die Unterkunft nicht kostenlos zur Verfügung gestellt wurde.

Kilometerpauschale (Befordringsgodtgørelse)

Benutzt der Mitarbeiter seinen privaten PKW für dienstliche Fahrten, kann der Arbeitgeber hierfür eine steuerfreie Pauschale auszahlen. Diese Pauschale deckt die Kosten des Mitarbeiters für Benzin, Steuern, Wartungskosten, Versicherung etc. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, Tankrechnungen von der Pauschale abzuziehen. Tankrechnungen können somit nicht gleichzeitig als Reisekosten geltend gemacht werden.

Als dienstliche Fahrten zählen

• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz für max. 60 Tage innerhalb von 12 Monaten
• Fahrten zu anderen Arbeitsorten

Zahlt der Arbeitgeber die Kilometerpauschale an den Mitarbeiter aus, muss er sicherstellen, dass die Dokumentationserfordernisse der dänischen Steuerbehörden erfüllt sind. Aus einem Buchungsbeleg müssen folgenden Informationen hervorgehen:

• Anlass der Fahrt
• Fahrtziel und eventuelle Zwischenziele
• Datum der Fahrt
• Zurückgelegte Kilometer
• Angewendeter Satz
• Fahrt mit dem Privatfahrzeug des Mitarbeiters (Kennzeichen)
• Kontrollvermerk des Arbeitgebers

Zahlt der Arbeitgeber keine steuerfreie Pauschale an den Mitarbeiter aus, kann der Mitarbeiter die Kosten in seiner Lohnsteuer-Jahreserklärung steuermindernd geltend machen. In diesem Fall muss der Mitarbeiter für die oben genannte Dokumentation sorgen.

Pendlerpauschale (Kørselsfradrag)

Die Pendlerpauschale deckt die Kosten des Mitarbeiters für den Transport zum festen Arbeitsplatz und kommt nur in Betracht, wenn der Arbeitsplatz weiter als 12 Kilometer vom Wohnsitz des Mitarbeiters entfernt ist. Dabei ist es nicht maßgeblich, wie der Mitarbeiter den Weg zur Arbeit zurücklegt – dies kann im eigenen PKW sein oder auch mit dem Fahrrad oder öffentlichen Verkehrsmitteln.

Die Pendlerpauschale muss der Mitarbeiter selbst im Rahmen seiner Lohnsteuer-Jahreserklärung geltend machen.

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